Kho hàng là khoảng không gian trống xây dựng trong các nhà máy, xưởng sản xuất,… được sử dụng nhằm thực hiện các mục đích liên quan đến bảo quản, lưu trữ các loại hàng hoá khác nhau phục vụ mục đích kinh doanh sản xuất.

Vậy làm sao để  sắp xếp kho hàng và quản lý kho hiệu quả? Cùng khám phá 8 cách sắp xếp kho hàng hiệu quả nhất ngay trong bài viết này.

Các loại kho hàng phổ biến hiện nay

Phân loại các kho hàng phổ biến hiện nay
Phân loại các kho hàng phổ biến hiện nay
  • Dựa vào nhóm hàng lưu trữ: Kho tài liệu, kho hoá chất, kho thực phẩm, kho dược phẩm, kho thép, kho bánh, vật liệu xây dựng,… 
  • Dựa theo công năng sử dụng, có các loại kho như: kho ngoại quan, kho CFS, kho bảo thuế, …
  • Dựa theo tính chất: Kho hàng thường, kho lạnh – kho mát – kho chạy nhiệt độ,…

Vì sao phải tìm cách sắp xếp kho hàng hiệu quả?

  • Sắp xếp kho hàng góp phần hỗ trợ rất tích cực cho quá trình để quản lý kho, tuy nhiên việc sắp xếp kho hàng không hề đơn giản, cần được thực hiện với nghiệp vụ chuyên nghiệp. 
  • Nhờ cách bố trí, sắp xếp hàng hoá khoa học trong các kho hàng sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng. 
  • Sắp xếp kho hàng giúp mang đến hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp, tiết kiệm không gian làm tăng khả năng lưu trữ, giảm chi phí bố trí mặt bằng,… 
  • Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp lưu trữ hàng hoá nhiều, có kho hàng lớn,,… nếu không sắp xếp khoa học sẽ khiến việc tìm kiếm càng khó khăn, giảm hiệu quả công việc, gây mất thời gian. 
  • Việc thực hiện sắp xếp kho hàng giúp quản lý kho hiệu quả, cách sắp xếp kho hàng đóng vai trò quan trọng mà bất cứ người quản lý kho hàng nào cũng cần phải nắm rõ.

Các tiêu chuẩn trong cách sắp xếp kho hàng hiệu quả

Các tiêu chuẩn trong cách sắp xếp kho hàng hiệu quả (1)
Các tiêu chuẩn trong cách sắp xếp kho hàng hiệu quả (1)
  • Nắm rõ tên những đồ vật, hàng hóa trong kho.
  • Biết rõ vị trí của hàng hoá
  • Biết rõ số lượng của từng hàng hoá.

Nhân viên sắp xếp kho cần ghi chép kỹ càng, đầy đủ và chi tiết các thông tin về thẻ kho hàng, bố trí hàng hoá và tiến hành kiểm kê kho. 

Những công việc trên cần được tiến hành liên tục và đồng bộ, giúp đảm bảo quá trình vận hành trong kho được trơn tru, hàng hóa xuất nhập không bị lẫn lộn, rõ ràng và gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm. 

Sử dụng xe nâng giúp sắp xếp kho hàng hiệu quả 

Sử dụng xe nâng điện trong sắp xếp kho hàng 1
Sử dụng xe nâng điện trong sắp xếp kho hàng 1

Xe nâng hàng là thiết bị hỗ trợ rất đắc lực trong việc sắp xếp kho hàng hiệu quả. Xe nâng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau như xe nâng Mitsubishi, xe nâng Toyota,… đáp ứng đầy đủ các nhu cầu nâng hàng, sắp xếp hàng vào kho với các mức tải trọng đa dạng từ 1 tấn, 2 tấn đến hàng chục tấn. 

Đặc biệt, xe nâng điện đứng lái hay xe nâng tay điện thường là những loại xe được dùng nhiều trong sắp xếp kho, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và gia tăng hiệu suất công việc.

8 cách sắp xếp kho hàng hiệu quả, dễ tìm kiếm

Sử dụng mã SKU

  • Sử dụng mã SKU hiện đang là một trong những cách được dùng để sắp xếp kho hàng hiệu quả, được ứng dụng phổ biến.
  • Sử dụng mã SKU khi sắp xếp kho hàng phục vụ cho việc quản lý kho là phương pháp hiện đại nên rất thông minh. 
  • SKU thực chất là mã hàng hoá bao gồm một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số hoặc chữ/số) được lập trình dùng để đánh dấu vị trí của hàng hoá đang được lưu trữ trong kho.
  • Khi nhìn vào các mã SKU này, nhân viên kho có thể nhanh chóng tìm ra khu vực lưu trữ hàng hoá cần tìm kiếm. 
  • Quy cách đặt mã SKU cũng được thay đổi linh hoạt tùy vào cách sắp xếp, vị trí hàng và tên các mặt hàng trong kho, không có mẫu chuẩn chung và cách quy ước riêng của mỗi doanh nghiệp. 
  • Để quản lý dễ dàng hơn khi sắp xếp kho hàng, nhân viên kho cần lưu ý phân chia mã SKU theo dãy và mỗi kệ hàng chỉ nên đặt 1 mã SKU để tránh gây rối hoặc nhầm lẫn khi tìm kiếm sản phẩm. 
  • Trường hợp nếu kho chứa hàng quá chật thì có thể sắp xếp chúng theo hàng, làm sao để quan sát mã SKU một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. 

Sắp xếp kho hàng theo chủng loại hàng hoá

  • Sắp xếp kho hàng theo chủng loại hàng hóa cũng là cách dùng khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. 
  • Theo cách sắp xếp kho hàng này, các mặt hàng có chung đặc điểm sẽ được sắp xếp cùng khu vực. 
  • Trong trường hợp mặt hàng có tính chất đặc trưng cần bảo quản thì có thể sắp xếp ở những khu vực riêng, nhằm đảm bảo các yếu tố chuẩn về nhiệt độ hay môi trường thích hợp. 
  • Ví dụ: Đối với các mặt hàng bình thường, hàng khô, hàng có mùi, hàng cần bảo quản lạnh, hàng dễ cháy,… sẽ được sắp xếp theo khu vực riêng nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá và kho hàng.

Đánh dấu theo vị trí của hàng hoá có mặt trong kho 

  • Một trong những phương pháp sắp xếp hàng hóa và quản lý kho hiệu quả chính là sử dụng các chữ cái ví dụ như A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… 
  • Đồng thời, trên mỗi kệ có ký hiệu đặc biệt, hình dán mũi tên biểu thị sẽ giúp quá trình phân biệt và tìm kiếm được dễ dàng hơn.
  • Người thủ kho sẽ phải tìm cách phân chia và sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học và dễ dàng tìm kiếm nhất. 
  • Khi có bất cứ phát sinh nào về việc bổ sung hàng hóa mới, cần thay đổi cách sắp xếp thì nhân viên kho phải nhanh chóng cập nhật và kèm theo sơ đồ kho để tránh quên hay nhầm lẫn. 

Lập sơ đồ kho hàng và cập nhật khi cần thiết

Lập sơ đồ kho hàng và cập nhật không chỉ là nguyên tắc cần nắm khi xếp kho mà còn là cách sắp xếp hàng hoá kho hiệu quả. 

Người quản lý kho cần tiến hành lập sơ đồ chỉ dẫn công khai dán ngay phía ngoài cửa kho để nhân viên kiểm kê dễ dàng thực hiện các công việc, công việc tìm kiếm hàng hoá cũng được thực hiện một cách nhanh chóng. 

Khi lập sơ đồ kho cũng cần lưu ý:

  • Nên đưa ra quy định chung chỉ người thủ kho mới có quyền cho phép di chuyển hàng hóa khỏi vị trí đã sắp xếp hoặc cập nhật, sắp xếp lại chúng để đảm bảo tối đa sự đồng nhất khi sắp xếp kho hàng.
  • Trước khi sắp xếp hàng hóa, cần tiến hành dọn dẹp sạch sẽ và ngăn nắp các kệ kho. 
  • Với cách quản lý kho hiệu quả thì người thủ kho cần đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm.
  • Cần chú ý bảo vệ an toàn cho hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh các va chạm dẫn đến đổ vỡ.
  • Chú ý đến các loại hàng hóa dễ cháy hay khu vực có thể chịu tác động từ bên ngoài,…
  • Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có kệ cao, giá,…để bày hàng.

Dùng các chỉ dẫn để nhận diện hàng hóa 

Cách sắp xếp kho hàng nhanh nhất, đã được áp dụng hiệu quả trong nhiều không gian kho hàng khác nhau là sử dụng các nhãn dán chỉ dẫn bên ngoài, có đề những thông tin liên quan về mã số hàng hóa, ngày nhập hay tên sản phẩm,… cùng các thông tin liên quan cần thiết. 

Việc sử dụng những biển, nhãn dán chỉ dẫn chủng loại hàng hóa, vị trí sẽ giúp nhanh chóng bao quát kho hàng và hỗ trợ việc sắp xếp hàng hóa chính xác. 

Với cách dùng nhãn dán phổ thông đơn giản này, những nhân viên mới được giao nhiệm vụ vận hành kho cũng sẽ dễ dàng làm quen và không gặp bất cứ khó khăn gì khi tìm kiếm các loại hàng hoá khác nhau trong kho. 

Sắp xếp kho hàng theo hạn sử dụng và cách bảo quản hàng hoá

  • Đối với các loại hàng hóa liên quan đến thực phẩm, thuốc hay các loại mặt hàng tiêu dùng có hạn sử dụng, việc sắp xếp kho hàng cũng cần chú ý kỹ đến sắp xếp theo hạn sử dụng và cách bảo quản hàng hóa.
  • Việc sắp xếp kho hợp lý sẽ thuận tiện cho quá trình kiểm kê hàng hóa, nhanh chóng trong xuất nhập hàng hóa và việc sử dụng hệ thống các loại máy móc hỗ trợ khác như  máy quét mã vạch, máy in mã vạch,… được phát huy hiệu quả tối đa.
  • Cách sắp xếp kho hiệu quả cũng cần lưu ý theo chỉ dẫn bảo quản theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
  • Đối với hàng tiêu dùng cần liên hệ với bộ phận mua hàng hoặc các bộ phận chuyên môn để nắm rõ cách bảo quản, từ đó sắp xếp hàng hóa theo vị trí chuẩn nhất.
  • Những mặt hàng dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO. 

Sắp xếp lối đi trong kho và nơi soạn hàng

  • Đây cũng là một trong những cách sắp xếp kho hiệu quả mà thủ kho cần lưu ý. 
  • Các vị trí cửa trong kho, nơi soạn hàng thường có nhiệt độ và độ ẩm chênh lệch có thể khiến một số hàng hóa bị ảnh hưởng dễ bị ẩm mốc. 
  • Những lối ra cửa chính, lối đi phụ,… trong kho cần được chú trọng để chọn loại hàng phù hợp.
  • Thông thường, cần chú ý kích thước tối đa của hàng hoá và kích thước của lối đi, đảm bảo hàng được vận chuyển ra vào dễ dàng. 
  • Sắp xếp hàng hoá quá chật và để hàng quá gần nhau khi đi lại dễ làm đổ, gây ra những thiệt hại và ảnh hưởng nhất định. 
  • Bên cạnh đó, kho hàng cũng nên có một khoảng không gian cụ thể cho hoạt động giao dịch, soạn hàng, .. Vị trí này có thể để ở một góc để tránh nhầm lẫn với hàng hoá lưu trữ.

Cách quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm

Cùng với sự phát triển của công nghệ, sách sắp xếp kho hàng và quản lý bằng phần mềm đang là xu hướng hiện đại được nhiều xưởng sản xuất, doanh nghiệp áp dụng. 

Bằng cách dùng phần mềm quản lý, người thủ kho không cần phải tạo sơ đồ hay ghi chú mà có thể thực hiện qua những thao tác nhập liệu là đã có ghi lại điểm lưu kho hay vị trí đặt sản phẩm, ngày xuất nhập hàng trong kho. 

Phần mềm quản lý và theo dõi đơn hàng cũng sẽ được lên dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và đưa ra kế hoạch hàng mua cụ thể. 

Để quản lý kho hàng bằng phần mềm hiệu quả, nhân viên kho cũng cần chú ý đảm bảo những nguyên tắc:

  • Khi sắp xếp kho hàng cần chú ý không xếp hàng để bị khuất tầm nhìn của camera.
  • Kho hàng nên được sắp xếp ở độ cao vừa phải, đảm bảo an toàn, tránh xếp hàng quá cao sẽ gây ra những cản trở tầm nhìn cũng như bít tắc lỗ thông gió,…
  • Không sắp xếp hàng hóa ở các vị trí sát cửa sổ hoặc sát tường dễ bị ẩm mốc hay mưa gió,…
  • Đối với các mặt hàng dễ vỡ nên có ghi chú rõ ràng, mặt hàng cần lưu ý khi sắp xếp cũng nên lưu ý và cẩn trọng.
  • Khi thực hiện cách sắp xếp kho hàng cần chú ý xếp hàng vào kệ, ô ngay ngắn, không cản trở lối đi hay dễ đổ vỡ,…
  • Cần bảo quản hàng hoá và sắp xếp kho hàng theo quy cách tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
  • Cần xác định chính xác các số liệu nhập kho, tồn kho, kiểm kê số liệu thực tế và phần mềm cũng như thường xuyên kiểm tra hàng hoá để phát hiện sớm những vấn đề mà hàng hoá có thể gặp phải để xử lý kịp thời.