Hai bên sau khi đã thỏa thuận xong thì hợp đồng có thể dựa theo form đơn vị xuất khẩu hoặc người mua hàng. Không có tiêu chuẩn cụ thể mẫu chung nào cho hợp đồng XNK vì yêu cầu của hợp đồng chỉ cần tối thiểu là hai bên hiểu được quyền và lợi ích của mình trong đó. Đến lúc phát sinh tranh chấp thì dựa theo bản hợp đồng giải quyết.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm hợp đồng, các giấy tờ liên quan đến việc thông quan, bảo hiểm và vận tải từ nơi người bán đến nơi nhập khẩu và các loại giấy tờ khác. 

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một mặt hàng.  Một bộ chứng từ XNK thông thường bao gồm thứ nhất là hợp đồng mua bán, thứ hai phiếu đóng gói hàng hóa, chứng nhận xuất xứ. Ngoài ra còn có những chứng từ khác như là chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận chất lượng kiểm dịch và các chứng từ khác theo quy định trong đó mặt hàng. Bây giờ chúng ta sẽ đi vào cụ thể cho từng hạng mục nhé.

bo-chung-tu-xuat-nhap-khau
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì

Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu

Chứng từ hàng hóa

Hợp đồng đơn hàng (Sale Contract)

Gồm thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hóa, phương thức thanh toán (Terms of Payment).

Hợp đồng là thỏa thuận giữa các bên đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau mà theo đó bên bán chuyển vào quyền sở hữu của bên mua một tài sản nhất định và bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. 

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bào gồm chủ thể của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có trụ sở thương mại tại các nước khác nhau hoặc có nơi cư trú khác nhau. Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên. Đây là chứng từ cần làm ngay đầu tiên trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Chứng từ do người sản xuất phát hành để thu tiền người mua cho lô hàng thỏa thuận. Ngoài thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa còn đề cập đến nơi cảng đến và đi.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Thể hiện chi tiết đóng gói hàng hóa như thông tin trọng lượng, số lượng, dung tích hàng hóa.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, C/O giúp cho chủ hàng có thể được hưởng ưu đãi thuế đặc biệt hoặc giảm thuế.

Chứng từ vận tải

  • Vận đơn (Bill of Lading)

Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa, do người chuyên chở hoặc đại diện chuyên chở ký phát cho người nhận hàng khi hàng hóa đã xếp lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để bốc xếp. Cần phải đối chiếu vận đơn đối với hóa đơn hàng hóa, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận kiểm định hàng hóa,… để đảm bảo tính hợp lệ, trùng khớp thông tin hàng hóa. Vận đơn chia làm các loại vận đơn tương ứng với phương thức vận chuyển hàng hóa như: tàu biển (B/L), hàng không (AWD), vận tải đa phương thức,…

Đối với người bán, B/L chứng minh việc hoàn thành việc giao hàng của mình.

Đối với người mua, người mua xem người bán có hoàn thành việc giao hàng của họ hay không. Người mua dùng B/L để nhận hàng. 

  • Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies – ROROC)

Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.

  • Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR)

Là biên bản ký đánh giá tình trạng hư hỏng, tổn thất của hàng hoá khi hàng hóa được dỡ từ cảng đi xuống phương tiện vận tải.

bo-chung-tu-xuat-nhap-khau
Vận tải hàng hóa bằng đường biển

Một số loại chứng từ khác

  • Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate)

Chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Hàng hóa hiện nay thường được bên bán hay bên mua sử dụng để đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa của mình theo đúng chất lượng cam kết với nhau trong bản hợp đồng. Chứng nhận bảo hiểm thật sự quan trọng khi có vấn đề xấu ảnh hưởng đến hàng hóa và bảo đảm nguyên tắc phân tán rủi ro nói chung.

  • Ngoài ra còn có giấy kiểm định đối với các loại hàng hóa như nông sản, động vật…

Theo điều khoản của Incoterms 2010, với mỗi loại hình DAF, FOB hay CIP,… đòi hỏi người mua và người bán có những công việc hoàn thành chứng từ và thanh toán khác nhau khác nhau. Việc hoàn thành bộ chứng từ XNK và làm việc với hải quan đòi hỏi am hiểu và có kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, logistics. Trên đây là bài viết chi tiết về các bộ phận của chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu, cảm ơn các bạn đã theo dõi. Nếu bạn có nhu cầu thêm nữa về các dịch vụ vận chuyển trong ngành xuất nhập khẩu, vui lòng tham khảo thêm trang web của chúng tôi  Đại Lý Xe Nâng Hàng Nhập Khẩu Giá Rẻ